Richt een bewonerscommissie op
Inleiding
Heeft u plannen om een bewonerscommissie op te richten? Of bent u onlangs gestart als bewonerscommissie? Dan kan deze handleiding u helpen om de praktische zaken te organiseren.
Op dit moment zijn er een aantal bewonerscommissies die samen met Wooncompagnie actief zijn om zaken die spelen rondom hun woning en woonomgeving te bespreken. De meeste bewonerscommissies zijn actieve, zelfstandige groepen die niet alleen met de Wooncompagnie samenwerken. De bewonerscommissies vertegenwoordigen de bewoners van het complex, waarin zij wonen. De spelregels van deze samenwerking zijn vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst tussen de bewonerscommissie en de Wooncompagnie.
Een bewonerscommissie oprichten
Bewoners hebben kennis van hun buurt en ideeën voor verbetering. Het is onmogelijk om met alle huurders apart in overleg te gaan. Hiervoor is de samenwerking met een vertegenwoordiging van bewoners nodig. Een actieve bewonersvertegenwoordiging is betrokken bij het complex en fungeert als aanspreekpunt in het complex. Een bewonerscommissie is pas formeel als de huurders 70% of meer hiermee ingestemd hebben en als er een samenwerkingsovereenkomst is getekend.
Ook kunnen er informele commissies zijn, die zich specifiek met een onderwerp bezighouden. U kunt denken aan een tuincommissie, activiteitencommissie of een bewonersvertegenwoordiging die praat over het groot onderhoud in het complex. Deze handleiding richt zich op de formele bewonerscommissies.
Oprichten, hoe doe ik dat?
Elke bewoner kan het initiatief nemen om een bewonerscommissie op te richten. Bent u dit van plan, dan kunt u in overleg met de woonconsulent bijvoorbeeld een informatiebijeenkomst organiseren voor huurders. Op deze bijeenkomst vertellen we wat de functie, verantwoordelijkheden en doelen zijn van een bewonerscommissie.
Als er dan bewoners zijn die belangstelling hebben om lid te worden, dan wordt er een nieuwsbrief gemaakt waarin de leden zich voorstellen. Komen er geen gegronde bezwaren, dan wordt de bewonerscommissie geïnstalleerd en informeren we de huurders over deze nieuwe bewonerscommissie.
Zijn er meer dan zeven leden, dan worden er verkiezingen gehouden. De huurders mogen dan stemmen. De zeven leden met de meeste stemmen komen in de bewonerscommissie.
De leden
Een bewonerscommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal zeven bewoners en behartigt de gemeenschappelijke belangen van alle huurders in een complex of buurt. Zij zijn een belangrijke schakel tussen de bewoners en Wooncompagnie. Ze zijn geen doorgeefluik voor individuele klachten. Een bewonerscommissie moet representatief zijn.
Daar toetsen wij op:
• De vertegenwoordigers van de huurders worden gekozen uit en door de bewoners van het complex of buurt.
• De bewonerscommissie houdt de bewoners op de hoogte van de activiteiten en betrekt hen bij de standpuntbepaling.
• De bewonerscommissie organiseert tenminste één maal per jaar een algemene bewonersbijeenkomst.
• Alle individuele leden moeten een e-mailadres hebben en gebruiken.
De voorzitter zit de vergaderingen van de bewonerscommissie en de algemene bewonersbijeenkomst voor en behandelt de agenda tijdens de vergadering.
De secretaris notuleert tijdens de vergaderingen, maakt een verslag en verspreidt deze onder de leden en belanghebbenden. De post wordt per brief of e-mail gestuurd aan de secretaris die vervolgens de verspreiding verzorgt.
De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële administratie en beheert het budget van de bewonerscommissie. (als dit van toepassing is)
algemeen lid is een lid dat aan de commissie deelneemt zonder bijzondere taak.
Overleg
Minimaal twee keer per jaar overlegt de bewonerscommissie met Wooncompagnie. Voorafgaand aan het overleg worden de agendapunten verzameld. Deze punten worden in overleg met de woonconsulent, buurtbeheerder en de voorzitter geïnventariseerd. De secretaris stuurt de agenda. Staan er punten op waar een extern advies voor nodig is, dan kunt u dit overleggen met de woonconsulent. Tevens kunt u voor agendapunten de wijkagent of de wijkmanager van de gemeente uitnodigen. Het is van belang dat de agenda tijdig (minimaal 1 week van tevoren) aan de leden wordt verstuurd.
Overleg met Wooncompagnie
Volgens de Overlegwet zijn er onderwerpen vastgesteld die wij moeten bespreken met de bewonerscommissies.
Dit zijn:
• Ontwikkelingen in het complex of wijk
• Onderhoudswerkzaamheden in complex of wijk
• Afrekening servicekosten
• Evaluatie van de samenwerking woonconsulent, buurtbeheerder en bewonerscommissie
Algemene bewonersbijeenkomst voor het complex
Elk jaar raadpleegt de bewonerscommissie haar achterban en organiseert daarvoor een bewonersbijeenkomst voor alle bewoners van het complex. Dit kan op verschillende manieren: een formele vergadering of bijvoorbeeld tijdens een Nieuwjaarsborrel of nieuwsbrief. De volgende punten worden besproken: activiteiten, beheer van het complex en financieel verslag (indien die er is). Bewonerscommissie kan ook enquêtes houden onder hun achterban om zo de wensen en ideeën tot zich te krijgen wat er zoal leeft onder de bewoners.
Tijdens de bijeenkomst kan er worden gestemd over onderwerpen. Zij kunnen dan beslissingen nemen als een meerderheid van de stemmen instemt met de plannen. Bij andere servicekostencomponenten moet er altijd 70% van de huurders instemmen. Dit gaat bijvoorbeeld om het opnemen van schoonmaakkosten in de servicekosten in een complex.
Afrekening servicekosten
Jaarlijks maakt Wooncompagnie een afrekening van de servicekosten. Dit is een overzicht van de servicekostenposten die huurders betalen naast de huur. Denk bijvoorbeeld aan algemene verlichting, schoonmaakkosten, buurtbeheerderkosten etc. Wij kijken of de betaalde voorschotten overeenkomen met de werkelijke kosten. Dit overzicht wordt vooraf doorgestuurd naar de bewonerscommissie door Wooncompagnie inclusief onderliggende stukken. De bewonerscommissie controleert aan de hand van de geleverde betalingsoverzichten of deze correct zijn en kunnen worden doorberekend aan de huurders. Daarna gaat het overzicht gemaakt door Wooncompagnie als afrekening servicekosten naar de individuele huurders. Dit gebeurt binnen zes maanden na het verstrijken van het boekjaar, dus uiterlijk voor 1 juli.
Nieuwsbrieven
De bewonerscommissie kan een nieuwsbrief uitbrengen. De frequentie bepaalt de commissie zelf. Voor het printen van de nieuwsbrieven dient de commissie zelf afspraken te maken. De Wooncompagnie heeft hierin een plicht dit te faciliteren.
Internet
Een website geeft ook bewonerscommissies de mogelijkheid om zaken met hun achterban te communiceren en te informeren. Hierop kunnen de nieuwsbrieven en verslagen worden geplaatst.
Zowel Wooncompagnie als de huurdersvereniging De Vijfhoek, adviseert u om een bewonerscommissie op te zetten in u complex.
Voor meer informatie:
Buurtteam van Wooncompagnie
Huurdersvereniging De Vijfhoek